Nieuws is er altijd. En de nieuwsbrief is dus zo geschreven. Of toch niet? Vooral een nieuwsbrief opzetten kan een flinke klus zijn, want waar begin je, hoe pak je het aan? En als hij eenmaal staat, hoe kun je hem dan elke keer een beetje efficiënt vullen?

17 nieuwsbrief tips, voor een goed gelezen nieuwsbrief 

Of je nu werkt bij een grote organisatie, kleine instelling, trainingsinstituut, een sportverenging of kinderdagverblijf – wie een nieuwsbrief (digitaal of op papier) verspreidt, krijgt het met deze 17 nieuwsbrief tips altijd voor elkaar. Je zult merken dat je elke keer weer inspiratie uit deze checklist haalt, bij het bepalen van inhoud en rubrieken. Zo krijg je de nieuwsbrief in het (waarschijnlijk korte) tijdsbestek steeds weer op tijd af. En natuurlijk verzin je ook een pakkende titel, want de nieuwsbrief hoef je natuurlijk niet per se ‘nieuwsbrief’ te noemen.

Voordat ik je de 17 nieuwsbrief tips presenteer nog even dit: vraag je bij elk stukje dat je schrijft af: wat maakt dit interessant voor de lezer? Dus ken je doelgroep. Dat is het geheim van een goed geschreven nieuwsbrief. Zo zorg je dat je lezers echt iets aan jouw nieuwsbrief hebben. En daarmee maak je van de kans gebruik om je klanten (nog meer) te betrekken.

1. De update

Hoe gaat het met een van de programma’s of projecten van je organisatie? Je lezers willen het weten. En wees openhartig, dus neem ook mee wat (nog) niet zo gaat als gehoopt. Dat maakt het veel interessanter om te lezen, menselijk en geloofwaardig.

2. Ervaring van een klant

Herkenbaarheid is waar het hier om gaat. Persoonlijke, echte ervaringen van een cliënt, een cursist, een donateur, een eindgebruiker. Werk je bij een goed doel en zijn je nieuwsbrief-lezers voornamelijk donateurs, dan willen zij graag lezen wat hun donatie doet voor een klein meisje dat noodgedwongen niet naar school kan. Als je het persoonlijk maakt, bijvoorbeeld in de vorm van een interview of (foto)reportage, is dit bijzonder geschikt als hoofdartikel.

3. Ervaring van een collega in het veld / op de werkvloer

Een persoonlijke, aansprekende manier om te laten zien hoe jullie organisatie te werk gaat. Hoe bereidt de docent zich voor op een training? Wat doen vrijwilligers van het verzorgingshuis om een uitje voor bewoners te organiseren? Dat komt veel beter aan en blijft vele malen beter hangen, dan een afstandelijke procesbeschrijving. Giet het bijvoorbeeld in de vorm van een interview of (foto)reportage, dan is dit geschikt als hoofdartikel.

4. Tips voor de lezer

Iets waar de lezer wat aan heeft / How-to-stukjes. Er is zoveel kennis aanwezig in de organisatie. Misschien heb je al een collega in gedachten die je graag zal helpen. Werk je bij een instelling voor mensen met een verstandelijke beperking en zijn je lezers familieleden? Dan help je hen met ideeën voor uitjes met het hele gezin. Of werk je bij een softwarebedrijf en zijn je lezers afnemers? Dan zijn ze vast blij met tips over het oplossen van veelvoorkomende problemen. Om maar even twee voorbeelden te noemen.

5. Column / blog van prof in de organisatie

Misschien is er een collega die graag en boeiend schrijft over de impact die jullie organisatie heeft op het leven van klanten / in de wereld / in het werkgebied. Probeer hem of haar ‘te strikken’ voor een vaste rubriek in je nieuwsbrief. Spreek een vast aantal woorden af voor aangeleverde stukjes en zorg dat je de vrijheid krijgt het een beetje te redigeren als het lezergerichter kan.

Of stel een knap team van bloggers samen en wissel af. Denk niet gelijk alleen aan teamleiders en de directeur, juist die ene docent, trainer, wijkverpleegkundige, adviseur, specialist heeft aansprekende verhalen om te delen.

6. Voorproefje van iets dat eraan zit te komen

Een bijzonder project, een pilot met een nobel doel, een nieuwe versie van een product dat je klant bij je kocht, een nieuwe dienst die je gaat aanbieden. Een terugblik kan trouwens ook heel leuk zijn.

7. Mijlpalen

Je organisatie zit niet stil – er wordt wat bereikt. En die mijlpalen zijn helemaal in de lijn met wat je nastreeft en belooft (je missie en visie). Dat mag je best laten zien. In woord en in beeld. Wees creatief en denk aan foto’s, een tijdlijn, illustraties, een heldere grafiek, een cartoon, citaten… of een combinatie daarvan.

8. Interessant onderzoek

Dit kan uit je eigen organisatie komen, maar ook onderzoek van anderen in je vakgebied kan interessant zijn voor je lezers (dan met bronvermelding natuurlijk). Geef de conclusies, een voorbeeld van een toepassing in de dagelijkse praktijk en laat weten hoe je als lezer aan een rapport van het onderzoek kan komen.

9. Boeiende ontwikkeling voor de klant

Denk aan plannen van de directie, ideeën voor uitbreiding, een nieuwe weg die de organisatie inslaat, een nieuwe afdeling. En vergeet niet: maak een vertaalslag naar de lezer. Dus vergeet hoe fantastisch dat alles is voor je bedrijf en schrijf over wat je lezer eraan heeft.

10. Dit moet u echt lezen!

Tip de lezer over relevante boeken, artikelen, blogs, podcasts die jij of een collega zelf las of beluisterde. Geef een boeiende samenvatting. Link ernaar en laat de lezer weten hoe hij eraan komt.

Ook leuk in deze categorie: een recente publicatie (van eigen hand). Heeft iemand in huis iets interessants gepubliceerd dat verband houdt met het werkveld van je organisatie? Al dan niet in opdracht van je organisatie zelf? Of is er elders een recente, boeiende publicatie die iets te maken heeft met wat je doet? Vraag zo nodig toestemming om het met jouw lezers te delen en vermeld de bron.

11. In het nieuws / persberichten

Was je organisatie in het nieuws of gaat er binnenkort een persbericht uit? Dan is dit ook interessant voor je lezer. En natuurlijk – hier extra belangrijk om te onthouden: maak de vertaalslag naar de lezer (what’s in it for me).

12. De financiën / hoe staan we ervoor?

Wees open, dat wordt gewaardeerd. Een taartdiagram over de verdeling van ontvangen donaties klinkt misschien niet erg origineel, maar het is wel wat je donateurs willen weten. Of giet de essentie van het jaarverslag in een (visueel) aantrekkelijke notendop.

13. Foto’s met bijschriften

Laat zien waar je mee bezig bent. Gebruik mooie, aansprekende foto’s en besteedt aandacht aan goede bijschriften die iets toevoegen aan het beeld. Fotobijschriften worden vaker gelezen dan nieuwsberichten.

14. Wist u dat…?

Handige, geinige, boeiende, verrassende, schokkende, aangrijpende weetjes die nieuw zijn voor je lezer. Hier heb je dus een echte prof, een inhoudsdeskundige, bij nodig, want als het eenvoudig op internet te vinden is, weet je lezer het waarschijnlijk al en sla je de plank mis.

15. Lezersaanbieding, exclusief voor u!

Tip de lezer over een aanbieding (die past bij jouw producten of dienstverlening). Zorg dat die exclusief voor hem is of dat hij iets met korting kan krijgen – al dan niet via jouw organisatie. Het mooist is natuurlijk als jij speciaal voor de lezer iets hebt weten te regelen. Korting op kaartjes voor een tentoonstelling, boek of arrangement bijvoorbeeld. Of misschien heb je zelf iets gaafs, een video met een waardevolle tip of leuke demonstratie waarin je klant ziet wat je nog meer kan met jouw product. Wat het ook is, vertel erbij hoe en waar de lezer eraan kan komen.

16. Binnenkort…

Komt er een evenement aan? Een interessante lezing, een bezoekersdag, cliëntenvergadering, congres, prijsuitreiking? Dit is je kans om je lezer nog meer te betrekken én hij is blij met de kans op inspraak, nieuwe kennis, persoonlijk contact.

17. Rubrieken

Door vaste rubrieken te gebruiken krijg je de nieuwsbrief, na een beetje oefening, steeds in een spreekwoordelijke handomdraai gevuld. Wat zich er goed voor leent, hangt af van het soort organisatie waar je werkt en wie je lezers zijn. Denk er maar eens over na.

18. Het kan natuurlijk ook zonder tekst…

Met een goede nieuwsbrief geef je je klanten wat zij van jou willen: jouw kennis, tips, ervaringsverhalen, een mooie aanbieding. Maar tekst is ook niet altijd alles. Wat leent zich bijvoorbeeld voor een vlog, animatie, podcast of infographic?

Tot slot: goed om te weten

Hoe lang moet de nieuwsbrief zijn?

Een digitale nieuwsbrief met vijf tot zeven berichten is zat. Voor een papieren versie houd je het op maximaal vier kantjes A4, met bijvoorbeeld een hoofdartikel op de voorpagina van maximaal 500 woorden. De andere artikelen houd je korter. Zorg voor afwisseling, streamers en (tussen)koppen, zodat je lezer de nieuwsbrief kan scannen.

Houd hier rekening mee: de lezer scant

De meeste lezers scannen. Dit is wat je lezer in deze volgorde ziet:

  1. opmaak, beelden en foto’s
  2. (tussen)koppen, inleidingen, uitgelichte quotes/streamers
  3. inzetjes, kaderteksten, fotobijschriften
  4. overige tekst

Besteed dus aandacht aan het uiterlijk van de nieuwsbrief. Schakel eventueel een vormgever in die hier verstand van heeft.

Zet ’m op. Veel plezier!